完整指南公司秘書
公司秘書服務完整指南
2026年最完整香港公司秘書指南，詳解公司秘書法定職責、委任要求、更換流程及常見問題，助您確保公司合規運作。
閱讀時間：13 分鐘·更新日期：2026-02-24
本指南包含以下主題：
公司秘書服務完整指南
根據香港《公司條例》第474條，每間在香港註冊的有限公司都必須委任至少一名公司秘書。公司秘書在確保公司合規運作方面扮演關鍵角色。詳細要求可參考公司註冊處官方指引。
本指南將詳細講解公司秘書的法定職責、委任要求、更換流程及專業服務內容。
什麼是公司秘書
法律定義
公司秘書是根據《公司條例》規定，負責協助公司履行法定責任的專業人士。公司秘書並非一般的行政秘書，而是具有法律地位的公司高級人員。
公司秘書的角色
公司秘書在公司中扮演三個主要角色：
- 合規顧問：確保公司遵守所有法定要求
- 行政管理：處理公司文件及記錄
- 溝通橋樑：協調董事會、股東及政府部門
公司秘書的法定職責
1. 公司註冊事宜
- 協助辦理公司註冊
- 準備公司章程及組織文件
- 向公司註冊處提交成立表格
2. 法定申報
| 申報事項 | 期限 | 負責人 |
|---|---|---|
| 周年申報表（NAR1） | 成立週年後42天 | 公司秘書 |
| 董事變更（ND2A/ND2B） | 變更後15天 | 公司秘書 |
| 股份配發（NSC1） | 配發後1個月 | 公司秘書 |
| 註冊地址變更（NM1） | 變更後15天 | 公司秘書 |
3. 會議管理
- 安排及召開董事會會議
- 準備會議議程及文件
- 記錄會議決議
- 保存會議記錄
4. 法定記錄冊
公司秘書必須備存及更新以下記錄冊：
- 董事及公司秘書登記冊
- 股東登記冊
- 重要控制人登記冊（SCR）
- 押記登記冊
- 會議記錄冊
5. 合規監察
- 監察公司合規期限
- 提醒董事履行法定責任
- 協調審計及報稅事宜
- 處理政府部門查詢
公司秘書的資格要求
個人公司秘書
根據《公司條例》第474條，個人公司秘書必須符合以下其中一項條件：
- 香港居民：通常居住於香港
- 專業資格：
- 香港會計師公會會員（HKICPA）
- 香港特許秘書公會會員（HKICS）
- 律師或大律師
法人公司秘書
法人公司秘書必須：
- 在香港設有註冊辦事處或營業地點
- 持有信託或公司服務提供者牌照（TCSP）
不可擔任公司秘書的人士
以下人士不可擔任公司秘書：
- 未滿18歲的人士
- 破產人士
- 被法庭取消資格的人士
- 唯一董事（單一董事公司不可兼任秘書）
委任公司秘書
首任公司秘書
公司成立時必須委任首任公司秘書，在公司註冊表格（NNC1）中填報。
委任程序
- 董事會決議：通過委任決議
- 取得同意：獲得被委任人書面同意
- 提交表格：向公司註冊處提交ND2A表格
- 更新記錄：更新公司秘書登記冊
委任期限
- 首任公司秘書：公司成立時委任
- 其後委任：前任秘書離任後15天內
更換公司秘書
更換原因
公司可能因以下原因更換公司秘書：
- 服務質素不理想
- 費用考慮
- 業務需要變更
- 公司秘書辭任
- 公司秘書不再符合資格
更換流程
步驟1：通知現任秘書
以書面通知現任公司秘書終止委任，並商討交接安排。
步驟2：委任新秘書
- 選擇合適的公司秘書
- 簽訂服務協議
- 取得同意書
步驟3：董事會決議
召開董事會會議，通過以下決議：
- 終止現任公司秘書職務
- 委任新公司秘書
步驟4：提交表格
向公司註冊處提交以下表格：
- ND2B：現任秘書離任通知（15天內）
- ND2A：新秘書委任通知（15天內）
步驟5：交接文件
新舊秘書交接以下文件：
- 公司章程及組織文件
- 所有法定記錄冊
- 會議記錄
- 公司印章
- 政府往來文件
更換費用
| 項目 | 費用 |
|---|---|
| 公司註冊處申報費 | HK$ 340 |
| 新秘書服務費 | HK$ 1,500 - 3,000/年 |
| 文件交接費 | 視乎情況 |
公司秘書辭任
辭任程序
公司秘書辭任需要：
- 提前通知：一般提前1個月書面通知
- 董事會決議：董事會接納辭任
- 委任繼任人：確保公司有新秘書
- 提交表格：向公司註冊處提交ND2B
辭任後責任
公司秘書辭任後仍需：
- 協助文件交接
- 回答有關過往事務的查詢
- 完成未完成的申報事項
強制辭任情況
以下情況公司秘書必須辭任：
- 不再符合資格要求
- 被法庭取消資格
- 破產
- 成為公司唯一董事
公司秘書服務內容
基本服務
專業公司秘書服務一般包括：
| 服務項目 | 內容 |
|---|---|
| 註冊地址 | 提供香港註冊辦事處地址 |
| 法定申報 | 提交周年申報表及變更通知 |
| 記錄保管 | 保存法定記錄冊 |
| 會議支援 | 準備會議文件及記錄 |
| 合規提醒 | 監察及提醒合規期限 |
| 政府聯絡 | 處理政府部門查詢 |
增值服務
部分公司秘書公司提供額外服務：
- 會計及簿記
- 審計協調
- 報稅服務
- 銀行開戶協助
- 商業顧問
- 公司重組
公司秘書服務費用
收費模式
公司秘書服務費用一般按年收取：
| 服務類型 | 年費範圍 |
|---|---|
| 基本秘書服務 | HK$ 1,500 - 3,000 |
| 標準秘書服務 | HK$ 3,000 - 6,000 |
| 全面秘書服務 | HK$ 6,000 - 12,000 |
影響費用的因素
- 公司規模及複雜程度
- 服務範圍
- 申報事項數量
- 是否包含註冊地址
- 額外服務需求
額外收費項目
以下事項可能需要額外收費：
- 董事或股東變更：HK$ 500 - 1,000/次
- 股份轉讓：HK$ 800 - 1,500/次
- 增資或減資：HK$ 2,000 - 5,000/次
- 公司名稱變更：HK$ 1,500 - 3,000/次
選擇公司秘書的考慮因素
1. 專業資格
- 是否持有專業會員資格
- 是否持有TCSP牌照
- 從業經驗年期
2. 服務質素
- 回應速度
- 專業知識
- 客戶評價
- 服務範圍
3. 費用透明度
- 收費是否清晰
- 有否隱藏收費
- 是否提供報價單
4. 公司規模
- 公司成立年期
- 客戶數量
- 辦公地點
5. 額外服務
- 是否提供會計服務
- 是否協助報稅
- 是否提供商業顧問
公司秘書的法律責任
民事責任
公司秘書如未能履行法定職責，可能需要承擔：
- 公司損失賠償
- 股東索償
- 第三方索償
刑事責任
嚴重違規可能導致刑事檢控：
| 違規事項 | 最高罰款 | 最高監禁 |
|---|---|---|
| 逾期提交周年申報表 | HK$ 50,000 | - |
| 未備存記錄冊 | HK$ 300,000 | 6個月 |
| 提供虛假資料 | HK$ 300,000 | 2年 |
專業操守
公司秘書必須遵守：
- 保密責任
- 誠信原則
- 專業謹慎
- 避免利益衝突
常見問題
公司可以沒有公司秘書嗎？
不可以。根據《公司條例》，所有香港有限公司必須時刻委任至少一名公司秘書。
董事可以兼任公司秘書嗎？
可以，但有限制：
- 如果公司只有一名董事，該董事不可兼任公司秘書
- 如果公司有兩名或以上董事，其中一名可以兼任公司秘書
公司秘書需要在香港嗎？
個人公司秘書必須通常居住於香港。法人公司秘書必須在香港設有註冊辦事處或營業地點。
更換公司秘書需要多長時間？
一般需要2-4星期，包括：
- 選擇新秘書：1-2星期
- 辦理手續：1星期
- 文件交接：1星期
公司秘書可以代表公司簽署文件嗎？
視乎公司章程及授權。一般而言，公司秘書可以簽署：
- 法定申報表格
- 會議記錄
- 經董事會授權的文件
但不可以代表公司簽署重要商業合約或法律文件。
不委任公司秘書有什麼後果？
- 違反《公司條例》
- 公司及每名董事可被檢控
- 最高罰款 HK$ 50,000
- 持續違規每日罰款 HK$ 1,000
公司秘書與其他角色的分別
公司秘書 vs 董事
| 項目 | 公司秘書 | 董事 |
|---|---|---|
| 角色 | 行政及合規 | 管理及決策 |
| 職責 | 確保合規 | 經營公司 |
| 法律責任 | 行政責任 | 受信責任 |
| 決策權 | 無 | 有 |
公司秘書 vs 會計師
| 項目 | 公司秘書 | 會計師 |
|---|---|---|
| 主要職責 | 公司合規 | 財務管理 |
| 法定要求 | 必須委任 | 非必須 |
| 服務範圍 | 法定申報 | 會計審計 |
如何確保公司秘書服務質素
定期檢討
- 每年檢討服務質素
- 評估回應速度及專業水平
- 檢查有否遺漏申報事項
保持溝通
- 定期與公司秘書會面
- 及時通知公司變更
- 主動查詢合規事項
備份記錄
- 保留重要文件副本
- 定期索取記錄冊副本
- 記錄所有申報事項
了解責任
- 明白公司秘書的職責範圍
- 了解自己作為董事的責任
- 不要完全依賴公司秘書