公司秘書
更換公司秘書流程
詳解香港公司更換公司秘書的完整流程、所需文件、申報期限及注意事項,助您順利完成秘書更換。
閱讀時間：12 分鐘·更新日期：2026-02-24
本文屬於：公司秘書服務完整指南 →
更換公司秘書流程
根據香港《公司條例》,公司可以隨時更換公司秘書。每年約有數萬間公司更換公司秘書,原因包括服務質素、費用考慮或業務需要。
本文將詳細講解更換公司秘書的完整流程、所需文件及注意事項。
為什麼要更換公司秘書
常見原因
| 原因 | 說明 |
|---|---|
| 服務質素 | 回應慢、專業水平不足、經常出錯 |
| 費用考慮 | 收費過高、有隱藏收費 |
| 服務範圍 | 需要更全面的服務 |
| 業務變化 | 公司業務擴展,需要更專業的服務 |
| 秘書辭任 | 公司秘書主動辭任 |
| 不符資格 | 公司秘書不再符合資格要求 |
更換時機
可以在任何時候更換公司秘書,但建議:
- 避開繁忙期（如報稅期、周年申報期）
- 預留充足時間交接
- 確保新秘書已準備就緒
更換前準備
1. 選擇新公司秘書
考慮因素
- 專業資格:是否符合法定要求
- 經驗:從業年期、客戶數量
- 服務範圍:提供哪些服務
- 收費:是否合理及透明
- 口碑:客戶評價、業界聲譽
比較報價
向多間公司秘書服務公司索取報價:
| 服務內容 | 公司A | 公司B | 公司C |
|---|---|---|---|
| 基本秘書服務 | HK$ 2,000 | HK$ 2,500 | HK$ 1,800 |
| 註冊地址 | 包括 | 包括 | 另收費 |
| 法定申報 | 包括 | 包括 | 包括 |
| 會計服務 | 另收費 | 包括 | 另收費 |
2. 通知現任秘書
以書面通知現任公司秘書:
通知內容:
- 終止委任的決定
- 生效日期
- 交接安排
- 結清費用
通知期:
- 查看服務協議的通知期要求
- 一般為1個月
- 可以協商縮短
3. 簽訂新服務協議
與新公司秘書簽訂服務協議:
協議內容應包括:
- 服務範圍
- 收費標準
- 服務期限
- 終止條款
- 責任條款
4. 取得新秘書同意
新公司秘書需要:
- 書面同意擔任公司秘書
- 確認符合資格要求
- 提供身份證明文件
更換流程
步驟1:召開董事會會議
會議議程
- 通過終止現任公司秘書職務
- 通過委任新公司秘書
- 授權董事辦理申報手續
會議記錄
記錄以下內容:
董事會決議
1. 終止[現任秘書姓名/公司名稱]的公司秘書職務,
由[日期]起生效。
2. 委任[新秘書姓名/公司名稱]為公司秘書,
由[日期]起生效。
3. 授權[董事姓名]辦理向公司註冊處提交
相關表格的手續。
步驟2:準備申報表格
需要提交兩份表格:
表格ND2B - 現任秘書離任通知
內容:
- 公司資料
- 現任秘書資料
- 離任日期
- 離任原因
表格ND2A - 新秘書委任通知
內容:
- 公司資料
- 新秘書資料
- 委任日期
- 新秘書同意書
步驟3:提交表格
提交方式
網上提交:
- 透過公司註冊處電子服務
- 需要數碼證書
- 即時確認
郵寄提交:
- 郵寄至公司註冊處
- 約5個工作天處理
提交期限
必須在變更後15天內提交。
例子:
- 變更日期:2024年1月1日
- 提交期限:2024年1月16日
申報費用
| 表格 | 網上提交 | 紙本提交 |
|---|---|---|
| ND2B | HK$ 170 | HK$ 340 |
| ND2A | HK$ 170 | HK$ 340 |
| 總計 | HK$ 340 | HK$ 680 |
步驟4:更新公司記錄
更新記錄冊
在公司秘書登記冊記錄:
- 現任秘書離任日期
- 新秘書委任日期
- 新秘書資料
更新其他記錄
- 更新公司通訊錄
- 通知銀行
- 通知審計師
- 通知稅務代表
步驟5:文件交接
需要交接的文件
現任秘書應交還:
法定文件:
- 公司註冊證書
- 商業登記證
- 公司章程
記錄冊:
- 董事及秘書登記冊
- 股東登記冊
- 重要控制人登記冊
- 會議記錄冊
印章:
- 公司印章
- 鋼印（如有）
政府文件:
- 周年申報表副本
- 報稅表副本
- 所有政府往來信件
其他文件:
- 銀行文件
- 租約
- 合約
交接清單
準備交接清單,雙方簽署確認:
文件交接清單
日期:[日期]
現任秘書:[姓名]
新秘書:[姓名]
已交接文件:
☑ 公司註冊證書
☑ 商業登記證
☑ 公司章程
☑ 所有法定記錄冊
☑ 公司印章
☑ 政府往來文件
現任秘書簽署:__________
新秘書簽署:__________
特殊情況處理
現任秘書不配合
如果現任秘書:
- 拒絕交還文件
- 拖延交接
- 要求額外費用
解決方法:
-
協商
- 嘗試溝通解決
- 了解對方訴求
- 尋求妥協方案
-
法律途徑
- 發律師信要求交還文件
- 必要時採取法律行動
-
補領文件
- 向公司註冊處申請文件副本
- 重新製作記錄冊
- 重新製作公司印章
唯一董事兼任秘書
如果公司只有一名董事,而該董事同時是公司秘書:
更換時需要:
- 先委任新秘書
- 然後現任秘書才可辭任
- 確保公司時刻有秘書
**注意:**單一董事公司不可以董事兼任秘書。
緊急更換
如果需要緊急更換（如秘書突然離職）:
-
立即委任新秘書
- 盡快找到合適人選
- 立即召開董事會
-
盡快提交表格
- 在15天期限內提交
- 可以申請加急處理
-
通知相關方
- 銀行
- 政府部門
- 業務夥伴
更換後跟進
通知相關方
需要通知以下機構:
銀行
- 提供新秘書資料
- 更新授權簽署人（如適用）
- 提供董事會決議副本
稅務局
- 更新稅務代表資料（如秘書兼任）
- 提供新聯絡資料
審計師
- 通知秘書變更
- 提供新秘書聯絡方式
其他機構
- 供應商
- 客戶
- 專業顧問
更新公司文件
- 信紙
- 名片
- 網站
- 電郵簽名
檢查合規事項
確保新秘書了解:
- 即將到期的合規事項
- 未完成的申報
- 重要日期
費用預算
更換成本
| 項目 | 費用 |
|---|---|
| 公司註冊處申報費 | HK$ 340 |
| 新秘書首年服務費 | HK$ 1,500 - 3,000 |
| 現任秘書結算費用 | 視乎協議 |
| 文件交接費 | HK$ 0 - 500 |
| 預計總成本 | HK$ 1,840 - 3,840 |
節省成本的方法
-
比較報價
- 向多間公司索取報價
- 比較服務內容
-
協商費用
- 與新秘書協商優惠
- 長期合約可能有折扣
-
自行提交表格
- 網上提交較便宜
- 節省代辦費用
-
避免額外費用
- 及時交接文件
- 避免法律糾紛
常見問題
更換公司秘書需要多長時間?
一般需要2-4星期:
- 選擇新秘書:1-2星期
- 辦理手續:1星期
- 文件交接:1星期
可以沒有公司秘書嗎?
不可以。公司必須時刻委任至少一名公司秘書。更換時應先委任新秘書,然後現任秘書才辭任。
逾期提交表格有什麼後果?
- 公司及董事可被檢控
- 最高罰款 HK$ 50,000
- 持續違規每日罰款 HK$ 1,000
更換秘書需要股東批准嗎?
一般不需要。委任和罷免公司秘書是董事會的權力。但應查看公司章程是否有特別規定。
現任秘書可以拒絕辭任嗎?
不可以。公司有權終止公司秘書職務。但應遵守服務協議的通知期要求。
可以自己擔任公司秘書嗎?
可以,但有限制:
- 必須符合資格要求
- 如果公司只有一名董事,該董事不可兼任秘書
- 需要有足夠時間和知識履行職責
更換秘書會影響銀行帳戶嗎?
一般不會。但應及時通知銀行,並提供新秘書資料。
避免問題的建議
選擇秘書時
-
做好調查
- 查看公司背景
- 了解服務質素
- 參考客戶評價
-
清楚服務範圍
- 了解包括什麼服務
- 什麼需要額外收費
- 有沒有隱藏收費
-
簽訂清晰協議
- 列明服務範圍
- 列明收費標準
- 列明終止條款
更換過程中
-
保持溝通
- 與現任秘書保持良好溝通
- 清楚說明更換原因
- 協商交接安排
-
及時辦理
- 在15天期限內提交表格
- 盡快完成文件交接
- 避免影響公司運作
-
保留記錄
- 保留所有文件副本
- 記錄交接過程
- 保存申報確認書
更換後
-
定期檢討
- 每年檢討秘書服務質素
- 評估是否符合需要
- 考慮是否需要更換
-
保持溝通
- 定期與秘書會面
- 及時通知公司變更
- 主動查詢合規事項
-
建立長期關係
- 與可靠的秘書建立長期合作
- 避免頻繁更換
- 節省時間和成本