公司秘書
香港公司秘書要求詳解
詳解香港公司秘書的法定要求、職責及資格。了解為何每間香港公司都必須委任公司秘書，以及如何選擇合適的公司秘書服務。
閱讀時間：5 分鐘·更新日期：2026-02-24
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香港公司秘書要求詳解
根據香港《公司條例》第622章第474條，每間在香港註冊的有限公司都必須委任公司秘書。公司秘書是公司的法定職位，負責確保公司遵守各項法定要求。
公司秘書的法定要求
資格要求
根據《公司條例》第475條，公司秘書必須符合以下要求：
如屬個人：
- 必須是通常居於香港的自然人
如屬法人團體：
- 必須是在香港註冊成立的公司，或
- 在香港設有營業地點的外國公司
重要限制
根據《公司條例》第475(2)條：
如公司只有一名董事，該董事不能同時擔任公司秘書。
這意味著一人公司必須委任另一人或公司擔任公司秘書。
公司秘書的主要職責
1. 法定申報
- 提交周年申報表（NAR1）
- 申報董事、秘書變更
- 申報註冊地址變更
- 申報股本變更
2. 會議及紀錄
- 安排及出席董事會議
- 準備會議議程及紀錄
- 保管公司法定紀錄冊
- 保管公司印章
3. 合規監督
- 確保公司遵守《公司條例》
- 監察申報期限
- 提醒董事履行法定責任
- 協助處理審計及報稅事宜
4. 股份事務
- 處理股份發行及轉讓
- 維護股東名冊
- 發出股票
- 處理股息分配
公司秘書服務費用
市場上公司秘書服務的年費一般為：
| 服務類型 | 年費範圍 |
|---|---|
| 基本服務 | HK$ 2,000 - 3,000 |
| 標準服務 | HK$ 3,000 - 5,000 |
| 全面服務 | HK$ 5,000 以上 |
費用因服務範圍和公司規模而異。
如何選擇公司秘書
選擇個人
優點：
- 費用可能較低
- 直接溝通
缺點：
- 可能缺乏專業知識
- 服務連續性風險
選擇專業公司
優點：
- 專業知識豐富
- 服務穩定可靠
- 熟悉法規變化
缺點：
- 費用可能較高
選擇建議
建議選擇持牌的信託或公司服務提供者（TCSP），因為：
- 受公司註冊處監管
- 必須符合專業標準
- 有專業責任保險
更換公司秘書
如需更換公司秘書，需要：
- 新秘書同意擔任
- 通過董事會決議
- 於15日內向公司註冊處提交 ND2B 表格
- 更新公司紀錄冊
不委任公司秘書的後果
如公司沒有委任公司秘書：
- 公司及每名責任人可被檢控
- 最高罰款 HK$ 50,000
- 持續違規每日罰款 HK$ 1,000
常見問題
董事可以兼任公司秘書嗎？
如果公司有兩名或以上董事，其中一名董事可以兼任公司秘書。但如果公司只有一名董事，該董事不能兼任公司秘書。
股東可以擔任公司秘書嗎？
可以，只要該股東符合公司秘書的資格要求（香港居民或香港公司）。
公司秘書需要專業資格嗎？
法例沒有要求公司秘書必須持有專業資格。但對於上市公司，公司秘書必須符合特定的專業資格要求。
可以委任海外公司擔任公司秘書嗎？
可以，但該海外公司必須在香港設有營業地點。