公司秘書辭任程序

公司秘書可以隨時辭任,但必須遵守法定程序和服務協議的要求。根據公司註冊處數據,每年有數以萬計的公司秘書辭任個案。

本文將詳細講解公司秘書辭任的程序、責任及注意事項。

辭任原因

常見辭任原因

必須辭任的情況

以下情況公司秘書必須辭任:

1. 不再符合資格

   • 不再是香港居民
   • 喪失專業資格
   • 被法庭取消資格

2. 破產

   • 個人破產
   • 公司清盤（法人秘書）

3. 成為唯一董事

   • 單一董事公司不可兼任秘書

4. 利益衝突

   • 與公司有重大利益衝突
   • 無法履行職責

辭任前考慮

檢查服務協議

辭任前應檢查服務協議:

通知期要求

終止條款

• 辭任條件
• 提前終止的後果
• 費用結算方式

交接責任

• 文件交還要求
• 交接時間表
• 未完成工作的處理

評估影響

考慮辭任對以下方面的影響:

1. 客戶公司

   • 是否有即將到期的合規事項
   • 是否有未完成的申報
   • 公司能否及時找到新秘書

2. 自己的責任

   • 是否有未完成的工作
   • 是否有潛在的法律責任
   • 辭任後是否仍需協助

3. 專業聲譽

   • 辭任原因是否合理
   • 是否影響專業形象
   • 與客戶的關係

辭任程序

步驟1:發出辭任通知

書面通知

以書面形式通知公司:

通知內容:

辭任通知書

致:[公司名稱]董事會

本人/本公司謹此通知,決定辭任[公司名稱]
的公司秘書職務。

辭任日期:[日期]

辭任原因:[簡述原因]

本人/本公司將協助辦理交接手續,並交還
所有公司文件。

此致
[公司名稱]

[秘書姓名/公司名稱]
[日期]

通知時間

• 按服務協議的通知期發出
• 一般提前1個月
• 緊急情況可協商縮短

步驟2:董事會處理

公司董事會需要:

1. 接納辭任

   • 召開董事會會議
   • 通過接納辭任的決議
   • 記錄於會議記錄

2. 委任新秘書

   • 物色合適人選
   • 通過委任決議
   • 取得新秘書同意

**重要:**公司必須在現任秘書離任前委任新秘書。

步驟3:提交表格

表格ND2B - 離任通知

填寫內容:

• 公司資料
• 秘書資料
• 離任日期
• 離任原因

提交期限

必須在離任後15天內提交。

例子:

• 離任日期:2024年1月1日
• 提交期限:2024年1月16日

提交方式

網上提交:

• 透過公司註冊處電子服務
• 費用:HK$ 170

郵寄提交:

• 郵寄至公司註冊處
• 費用:HK$ 340

誰負責提交

• 一般由辭任秘書提交
• 或由新秘書代為提交
• 或由公司董事提交

步驟4:文件交接

交還文件清單

辭任秘書應交還:

法定文件:

• 公司註冊證書
• 商業登記證
• 公司章程
• 股份證書（如保管）

記錄冊:

• 董事及秘書登記冊
• 股東登記冊
• 重要控制人登記冊
• 會議記錄冊
• 押記登記冊（如適用）

印章:

• 公司印章
• 鋼印（如有）

政府文件:

• 周年申報表副本
• 報稅表副本
• 所有政府往來信件

其他文件:

• 銀行文件
• 租約副本
• 重要合約副本
• 通訊錄

交接程序

1. 準備交接清單

   • 列出所有文件
   • 註明文件狀況

2. 安排交接

   • 約定交接時間
   • 親自交接或郵寄

3. 雙方確認

   • 核對文件
   • 簽署交接清單

4. 保留記錄

   • 保存交接清單副本
   • 保留郵寄記錄（如適用）

步驟5:結清費用

費用結算

• 計算應收費用
• 扣除預繳費用
• 退還多繳費用（如有）

開具發票

• 開具最後一張發票
• 列明服務期間
• 註明「最後賬單」

收取款項

• 約定付款期限
• 確認收到款項
• 開具收據

辭任後責任

持續責任

辭任後,公司秘書仍需:

1. 協助查詢

   • 回答有關過往事務的查詢
   • 提供必要的資料
   • 協助尋找文件

2. 完成未完成工作

   • 完成已開始的申報
   • 處理未完成的事項
   • 交接進行中的工作

3. 保密責任

   • 繼續保守公司秘密
   • 不得洩露客戶資料
   • 妥善保管已有資料

責任期限

• 一般責任:辭任後6個月至1年
• 保密責任:永久
• 法律責任:根據法律規定

法律責任

辭任秘書可能需要對以下事項負責:

• 辭任前的違規行為
• 未完成的法定申報
• 提供虛假資料

特殊情況處理

緊急辭任

如需緊急辭任（如健康問題）:

1. 立即通知公司

   • 盡快發出書面通知
   • 說明緊急原因

2. 協助找新秘書

   • 推薦合適人選
   • 協助聯絡

3. 盡快交接

   • 安排緊急交接
   • 提供必要協助

與公司有糾紛

如果與公司有糾紛:

1. 嘗試協商

   • 溝通解決分歧
   • 尋求妥協方案

2. 尋求調解

   • 第三方調解
   • 專業機構協助

3. 法律途徑

   • 必要時尋求法律意見
   • 保護自己權益

公司拒絕接受辭任

如果公司拒絕接受辭任:

處理方法:

1. 了解原因

   • 公司的顧慮
   • 是否有未完成工作

2. 協商解決

   • 提供過渡期
   • 協助找新秘書

3. 堅持辭任

   • 辭任是秘書的權利
   • 公司不能強制挽留
   • 按通知期辭任

4. 提交表格

   • 按期限提交ND2B
   • 通知公司註冊處

公司沒有新秘書

如果公司未能及時找到新秘書:

秘書的責任:

1. 延長服務（可選）

   • 協商延長服務期
   • 收取額外費用

2. 協助物色

   • 推薦合適人選
   • 提供聯絡資料

3. 按期辭任

   • 有權按通知期辭任
   • 公司需自行解決

公司的責任:

• 必須在秘書離任前委任新秘書
• 否則違反《公司條例》
• 可能被檢控

常見問題

公司秘書可以隨時辭任嗎?

可以,但需要:

• 遵守服務協議的通知期
• 完成交接手續
• 提交離任通知

辭任需要公司批准嗎?

不需要。辭任是秘書的權利,無需公司批准。但應按服務協議的通知期辭任。

逾期提交ND2B有什麼後果?

• 公司及秘書可被檢控
• 最高罰款 HK$ 50,000
• 持續違規每日罰款 HK$ 1,000

辭任後還需要負責嗎?

需要。辭任後仍需:

• 協助查詢過往事務
• 完成未完成工作
• 對辭任前的行為負責

可以不交還文件嗎?

不可以。秘書必須交還所有公司文件。拒絕交還可能:

• 違反服務協議
• 面臨法律訴訟
• 損害專業聲譽

公司欠費可以不辭任嗎?

不建議。應該:

1. 先追討欠款
2. 如無法追討,考慮法律途徑
3. 按程序辭任
4. 不要因欠款而繼續擔任

辭任後發現公司違規怎麼辦?

• 如在任期內已知悉,應在辭任前處理
• 如辭任後才發現,無需主動舉報
• 但如被查詢,應如實回答
• 嚴重違規可考慮向相關部門舉報

避免問題的建議

辭任前

1. 充分溝通

   • 與公司坦誠溝通
   • 說明辭任原因
   • 協商交接安排

2. 提前準備

   • 整理所有文件
   • 準備交接清單
   • 完成未完成工作

3. 保留證據

   • 保留辭任通知副本
   • 記錄溝通過程
   • 保存重要文件副本

辭任時

1. 按程序辦理

   • 遵守通知期
   • 及時提交表格
   • 完成文件交接

2. 保持專業

   • 維持良好態度
   • 避免衝突
   • 保護專業形象

3. 記錄完整

   • 記錄交接過程
   • 保留所有文件
   • 取得確認簽署

辭任後

1. 保持聯絡

   • 提供聯絡方式
   • 回應合理查詢
   • 協助解決問題

2. 保密責任

   • 繼續保守秘密
   • 妥善保管資料
   • 不洩露客戶資料

3. 定期檢討

   • 檢討辭任過程
   • 總結經驗教訓
   • 改善未來做法